On a tous déjà créé au moins une fois une to-do list pour s’organiser. Que ce soit pour faire une liste de tâches au travail ou pour partir en vacances. Et pour cause, les to-do listes sont un excellent moyen de décharger notre esprit et ne rien oublier.

Seulement, il arrive parfois que les tâches s’accumulent dans notre to-do listes et que celle-ci devienne un véritable fourre-tout dans lequel on a du mal à se retrouver. On perd alors toute l’utilité de cet outil qui est censé nous permettre d’être plus organisé et serein !

Il en va de même lorsque l’on organise un événement, quel que soit son type, sa durée, son ampleur, il faut être capable de tout retenir : la scénographie, l’installation et l’aménagement des espaces, les livraisons prévues, le déroulé et timing de chaque étape, les missions de chaque intervenant…

De la donnée la plus importante au plus petit détail, tout doit être pensé pour que l’événement soit parfait.

Même en ayant une très bonne mémoire, notre tête est mise à rude épreuve dans un tel contexte et ne peut nous garantir de tout retenir ; on doit également la préserver pour être opérationnel le jour j et ne pas saturer notre esprit

Avant tout et l’indispensable chose à faire est de lister.

Commencez par écrire tout ce qui vous passe par la tête

Installez-vous quelques minutes et mettez sur papier, ou sur téléphone, tous vos projets et tâches à réaliser.

A cette première étape, notez absolument tout, même les tâches les plus insignifiantes, comme “racheter des couverts recyclables pour le déjeuner”.

Il peut y avoir deux sentiments à l’issue de cet exercice : soit vous paniquez en voyant les tâches astronomiques à réaliser, soit vous vous sentez soulagé d’avoir pu évacuer une partie de votre charge mentale.

Ensuite, décomposez chaque grand projet en petites tâches

Comme par exemple, si j’ai écrit “photo call ”, je peux créer les tâches suivantes :

Comparer les offres

Déterminer ce qui va être sélectionné et imprimé

Mettre en avant les termes associés

Envoyer le mail aux partenaires sélectionner

Il s’agit là de regrouper des idées afin d’éviter de se décourager, si l’objectif n’est pas réaliste il faut néanmoins rester motiver !

C’est en affinant, chaque tâche, en attribuant une deadline, que vous vous rendrez compte du temps estimatif pour réaliser le projet.

Une dès clés est de prioriser

Les questions à se poser.

Est-ce que l’effort à consacrer est-il important ou minime ? Est-ce que cette tâche est répétitive ? Est-ce qu’elle demande un investissement mental ou physique important ? Le résultat est-il important ou minime ?

Finalement : est-ce que cette tâche va me permettre de me rapprocher considérablement de mon objectif ?

Puis vous classez vos tâches dans 4 catégories différentes :

Effort minime et gain important – Prioritaire

Effort important et gain important

Effort minime et gain faible

Effort important et gain minime

Inspiré selon la méthode Master your Workday Now

L’élément principal à prendre en compte pour mettre en place cette méthode est deadline

Elle s’articule en 3 catégories :

A faire absolument aujourd’hui

A faire dès que possible, c’est-à-dire à mener à bien entre 5 et 10 jours maximum.

A faire plus tard : de 15 jours à 1 an

Vous commencez par traiter les tâches dans l’ordre chronologique.

Il en convient qu’il est plus facile à dire qu’à faire ! Surtout lorsque nous préférons procrastiner et à nous concentrer sur les tâches qui nous apportent un maximum de plaisir, même si elles sont moins urgentes.

Il existe aussi méthode Eisenhower selon laquelle il faut répondre à ces deux questions

Cette tâche est-elle prioritaire ?

Cette tâche est-elle urgente ?

Puis vous classez vos tâches dans 4 catégories différentes :

Important et urgent – Exécutez

Peu important et urgent – Déléguez

Important et peu urgent – Planifiez

Peu important et peu urgent – Éliminez

Une autre étape importante pour manœuvrer votre to-do list est en bloquant des plages horaires dans votre agenda pour certaines tâches.

Par exemple, je consacre deux créneaux de vingt minutes par jour à mes recherches de lieux d’évènement. De cette façon, ces taches réalisées ne doivent pas être effacées mais barrées.

En effet, le faite de supprimer les tâches que vous avez réalisées est beaucoup moins gratifiant que de prendre quelques instants pour admirer le travail déjà accompli !

Voici un exemple de to-do list etquelques points sur les documents à créer lorsque l’on organise un événement ou « les indispensables pour assurer en toute sérénité ».

¨ Définir les objectifs

¨ Définir le public cible

¨ Fixer la date et la durée de l’événement

¨ Valider le contenu sommaire (intervenant·e·s, animateur·trice) et établir le déroulement approximatif

¨ Définir le nombre de personnes attendues

¨ Définir le lieu et nombre/type de salles nécessaires

¨ Établir un budget provisoire (demandes de devis auprès des différents prestataires : restauration, accueil, sécurité,

impression, édition, signalétique…)

¨ Mettre en place le rétro-planning des actions à mener

¨ Évaluer les ressources nécessaires en personnel (interne et externe spécialisé)

¨ Demander l’autorisation d’organisation auprès de l’établissement sélectionné

¨ Visiter et réserver le(s) salles(s)

¨ Prévoir les supports nécessaires de communication : invitations, programme, affiches, flyer, kakémono, site internet,

logo…

¨ Préparer un plan de communication afin d’annoncer l’événement

¨ Définir les besoins techniques

¨ Gérer les ordres de missions des intervenant·e·s

¨ Établir une base de données pour les invitations et envoyer les invitations

¨ Définir un mode d’inscription et gérer les inscriptions

¨ Évaluer les besoins spéciaux (personnes handicapées, service d’interprètes, station de premiers soins…)

¨ Organiser une visite pour valider les aspects techniques (vidéo, son, le vidéo-projecteur, lumière…)

¨ Penser à une banque d’accueil

¨ Envoyer un plan d’accès aux participant·e·s et aux intervenant·e·s (lien vers infos pratiques)

¨ Préparer les éventuels badges et documentation/sacs à destination des participant·e·s

¨ Préparer les porte-noms pour les intervenant·e·s et les présentations pour les projections

¨ Prévoir des bouteilles d’eau pour les intervenant·e·s

¨ Préparer la liste des participant·e·s et la liste des invité·e·s

¨ Établir une liste du matériel à ne pas oublier

Ces exemples sont là pour permettre d’informer, expliquer et accompagner les personnes qui interviendront sur votre événement mais également vous aider vous à organiser votre événement de façon optimale.

Car même si la to-do list permet d’avoir en tête toutes les principales actions à réaliser à chaque action découle souvent d’autres tâches et une multitude d’informations, qu’il faut toutes mémoriser pour ne pas oublier de les gérer.

Le temps et l’investissement consacrés à dresser ces listes, vous fera donc gagner en efficacité mais aussi en temps.

Plus d’excuses désormais pour oublier une étape de votre projet ! Vous êtes prêt ! Allez-y !